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智能密集柜功用強大操作簡單，能夠完成無序寄存，有序管理。當(dāng)檔案人員把檔案放錯時會有錯誤提示，另外智能密集柜能夠停止智能查找定位，查找材料也將變得十分容易。一個純熟的操作人員就能夠管理一整個智能密集柜。

智能檔案存取材料系統(tǒng)：智能密集柜的材料智能存取是樹立在條形碼錄入和查詢來完成的，只需在計算機管理界面輸入所需查詢的材料，系統(tǒng)會從數(shù)據(jù)庫中停止查詢，即可找到我們所需的材料。每列架體都會設(shè)置相應(yīng)的液晶控制屏，能夠再控制屏完成架體的單列、多列挪動、中止、靠攏等架體挪動。在查詢材料的時分，在電腦終端經(jīng)過字符停止查詢，每次寄存檔案都有很好的管理序號，有序的停止管理，再停止查找檔案材料的時分，也是能夠經(jīng)過電腦操作馬上的停止找到，便當(dāng)快捷。

智能檔案庫房所謂一體化，是指將本來相互獨立的個體經(jīng)過某種方式停止分離，從而構(gòu)成一個共同體的過程。檔案庫房一體化智能管理是指將檔案庫房運用互聯(lián)網(wǎng)手腕與電子文件構(gòu)成一個共同體，從而停止檔案庫房的管理工作，這是一種智能的管理辦法，是現(xiàn)代科技開展的產(chǎn)物，也是檔案庫房必然的開展趨向。與傳統(tǒng)檔案庫房相比擬，傳統(tǒng)檔案庫房管理相對蠢笨，在運用時相當(dāng)繁瑣與費事，其對檔案的維護效果也是極端不悲觀的。與其同時，檔案的數(shù)量也在日益增加，傳統(tǒng)檔案庫房曾經(jīng)無法滿足人們對信息效率的請求，這就必定了傳統(tǒng)檔案庫房管理終將被取代。

檔案庫房一體化智能管理是一個以“互聯(lián)網(wǎng) ”為根底，改善檔案庫房的管理，完成智能化管理，智能密集柜管理系統(tǒng)，從而省時省力。在日常工作中，運用傳統(tǒng)庫房檔案管理，為了堅持檔案的完好性，人們要及時做好檔案的整理與分類歸檔，智能密集柜，做好防火防水的措施等，以防檔案的喪失與破壞，而檔案庫房一體化智能管理則不存在此方面的顧忌，故檔案庫房一體化智能管理將常見于生活。